Systemy ERP od czego zacząć? Wybór systemu ERP to jedna z najważniejszych decyzji podejmowanych przez przedsiębiorstwo. Dlatego powinny ją poprzedzić rzetelne przygotowania. Użytkownik nie może oczekiwać, że zrobi to za niego dostawca rozwiązania.
Coraz więcej firm decyduje się na zakup zintegrowanego systemu informatycznego, który umożliwia pełną kontrol ę nad zachodzącymi w organizacji procesami. Małe, a zwłaszcza średniej wielkości firmy rzadko zaczynają przygodę z systemami klasy ERP od zera. Zwykle w organizacji funkcjonują proste systemy wspierające działanie przedsiębiorstwa. Technologie, które jeszcze nie tak dawno zaspokajały większość potrzeb, z czasem, w miarę wzrostu zaczynają jednak krępować i utrudniają bieżącą działalność. Kierownictwo zaczyna zatem poszukiwania bardziej odpowiedniego do skali i sytuacji rynkowej rozwiązania. Niezwykle ważne jest przy tym, żeby poszukiwania poprzedzić odpowiednią analizą potrzeb przedsiębiorstwa i prowadzić je zgodnie z pewnymi, na ogół niekwestionowanymi zasadami. Liczy się zespół Projekt należy rozpocząć od analizy potrzeb i opracowania koncepcji wdro- żenia. Bez precyzyjnie określonych oczekiwań, efektywne wdrożenie systemu nie jest możliwe. Zadaniem tym powinien zająć się zespół złożony z kluczowych pracowników działów, które będą podlegać informatyzacji. Nie muszą to być informatycy. Najważniejsza jest ich wiedza dotycząca funkcjonowania przedsiębiorstwa. Ważny jest także wybór kierownika projektu. Musi to być „najlepszy z najlepszych” pracowników, osoba obdarzona pełnym zaufaniem przez zarząd firmy. Zespół projektowy ma usystematyzować, spisać i przekazać wiedzę na temat działania organizacji firmie, która będzie wdrażać system zintegrowany w przedsiębiorstwie. Prace związane z analizą potrzeb są ciężkie i czasochłonne. Warto zatem zawczasu pomyśleć o systemie premiowym, który zachęci pracowników zaangażowanych w projekt do wysiłku, a także zapobiegnie ich odejściu w trakcie wdrożenia systemu. Taka strata może zaważyć na powodzeniu całego projektu. Ustalanie priorytetów Ważne jest, żeby określone przez zespół cele zostały uporządkowane, to znaczy, żeby powstała ich hierarchia, na której szczycie znajdują się te najwa żniejsze z punktu widzenia całej organizacji. Zaniedbanie tego prowadzi bowiem zwykle do sformułowania oczekiwań, których zaspokojenie znacznie przekracza możliwości albo firmowego budżetu, albo możliwości nawet najbardziej zaawansowanych technologii. Jasne określenie hierarchii celów, znacznie ułatwia podjęcie kolejnego kroku: dokonania przeglądu dostępnych na rynku rozwiązań i sporządzenie krótkiej listy dostawców, którzy dysponują zarówno odpowiednimi umiejętnościami, technologiami i referencjami. Istotne jest przy tym, by przygotowując listę potencjalnych dostawców na wstępie wyeliminować z niej firmy, które dysponują rozwiązaniami zbyt rozbudowanymi, a w konsekwencji zbyt drogimi czy też z drugiej strony atrakcyjnymi cenowo, jednak zbyt prostymi by udało się zrealizować kluczowe cele. Należy przy tym pamiętać, że łączne koszty wdrożenia obejmują nie tylko zakup licencji na oprogramowanie, ale także usługi związane z wdrożeniem i utrzymaniem rozwiązania w przyszłości. Myśląc o kosztach nie należy pomijać kwestii doboru wielkości rozwiązania. Oszczędności dokonane dziś, mogą prowadzić do dużych kosztów w niezbyt odległej perspektywie. System należy bowiem dobierać nieco – choć oczywiście bez przesady – na wyrost. Lepiej jest wybrać rozwiązanie oferujące nieco większą funkcjonalność niż aktualnie potrzebna, niż w przypadku rozwoju firmy narażać się na kolejny, kosztowny projekt wdrożenia za dwa czy trzy lata. Małżeństwo z rozsądku Trudno w kilku słowach scharakteryzować wszystkich dostawców i produkty dostępne na polskim rynku. O wiele łatwiej wymienić zagadnienia, na które należy zwrócić uwagę wybierając system i firmę, która go wdroży. Jednym z istotnych parametrów jest czas wdrożenia. Systemy dedykowane dla rynku średnich przedsiębiorstw charakteryzują się m.in. tym, że czas ich wdrożenia jest znacznie krótszy od rozwiązań przeznaczonych dla du- żych przedsiębiorstw. W zależności od stopnia złożoności projektu i liczby wdrażanych modułów okres ten trwa od kilku miesięcy do roku a nie jest liczony w latach jak nierzadko ma to miejsce w przypadku większych rozwiązań. Oczywiste jest, że ma to także wpływ na koszt projektu. Każda godzina spędzona nad wdrożeniem przez zewnętrznych konsultantów jest bardzo cenna. Po drugie, choć z pewnością nie jest ona najważniejsza, należy zwrócić uwagę na technologię. Nie brak przykładów firm, które zabrnęły wraz z dostawcami w ślepą uliczkę. Przyglądając się zatem technologii trzeba się zastanowić czy zapewni ona bezpieczną przyszłość. Pytania jakie należy zadać w tym kontekście dotyczą np. pozycji dostawcy nie tylko na rynku polskim, ale i ogólnoświatowym, planów rozwoju danego produktu czy dost ępności na rynku informatyków specjalizujących się w rozwijaniu systemu, co pozwala ograniczyć koszty utrzymania rozwiązania w przyszłości. Ważne są także doświadczenie dostawcy, które wyrażają się w dokonanych na krajowym rynku wdrożeniach, kompetencjach konsultantów potwierdzonych np. certyfikatami czy modelu jego działania – bezpośrednim lub za pośrednictwem partnerów. Rozwiązanie na teraz, rozwiązanie na przyszłość Jak to zostało wspomniane wcześniej, przy wyborze systemu należy kierować się bieżącymi potrzebami przedsiębiorstwa, ale również nie wolno zapominać o przyszłości. Problem tkwi w tym, że często jesteśmy w stanie przewidzieć co będzie się działo w firmie i jak będzie się rozwijała w przeciągu najbliższego roku, ale perspektywa 2-3 letnia może być już cał- kiem odległa. A przecież system wybiera się i wdraża nie na rok czy nawet na dwa lata, ale co najmniej na 5-6 lat. A taki okres to może być cała epoka – zarówno wewnątrz firmy jak i w jej otoczeniu biznesowym. Jest wiele przykładów na to, że już w trakcie wdrożenia firma zmieniała się na tyle, że wybrany system informatyczny nie był w stanie objąć nowych obszarów lub sposób obsługi procesów w systemie nijak się miał do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości. W takich przypadkach wokół systemu zaczyna się tworzyć coś w rodzaju „drugiego obiegu” opartego na dokumentach papierowych, arkuszach kalkulacyjnych, czy wręcz specjalizowanych mniejszych systemach i aplikacjach. Czasami próbuje się na siłę dostosować system do zachodzących zmian poprzez różnego rodzaju modyfikacje i rozszerzenia, odpowiadające bieżącym potrzebom, jednak takie podejście ma co najmniej trzy wady. Po pierwsze zazwyczaj odnosi się do bieżącej potrzeby i za chwilę okazuje się, że potrzebna jest następna zmiana dla zupełnie nowej sytuacji. Po drugie tego typu działanie zazwyczaj skutecznie zamyka drogę do upgrade’ów i możliwości podążania za najnowszymi rozwiązaniami proponowanymi przez producenta oprogramowania. I wreszcie po trzecie, koszty utrzymania takiego systemu mogą w krótkim czasie zostać nadęte jak przysłowiowy balon. Można jeszcze dodać zagrożenia związane z uzależnieniem od ludzi tworzących owe specyficzne rozwiązania. Jak zatem uchronić się przed sytuacją, gdy wybrany, zgodnie z wszelkimi zasadami sztuki, system przestaje w krótkim czasie odpowiadać specyfice prowadzenia biznesu? Czy można się przed opisanymi wyżej sytuacjami uchronić? Odpowiedzi należy szukać w kryteriach, jakie stosuje się przy wyborze systemu. O kryteriach doboru systemu, technologii i sposobach oceny funkcjonalności systemu napiszemy w kolejnych materiałach z serii Akademia Computerworld i Epicor Software. Źródło: www.epicor.pl Słowa kluczowe: |
